Як робити інвентаризацію щороку

Проведення щорічної інвентаризації для малого бізнесу, як правило, є однією з тих необхідних частин ведення бізнесу, які не подобаються тим, кого обрали для участі. Це необхідно, оскільки точно знаючи, що у вас є в якості готової продукції чи сировини, ви можете спланувати свій графік виробництва або оцінити свій прибуток на основі наявних запасів. Однак це не подобається, оскільки процес може бути нудним і схильним до помилок. Правильне планування може не зменшити нудоту, але може зменшити ймовірність помилок, даючи точний підрахунок того, що є, а також того, чого не вистачає в процесі.

1

Створіть інвентарний список із ваших поточних записів, що містить перелік усіх предметів інвентаризації, а також будь-яку ідентифікаційну інформацію, що додається до кожного предмета. Роздрукуйте список або забезпечте портативні електронні засоби перенесення списку для тих, хто проводить інвентаризацію, наприклад, розміщення інвентаризації на планшетному комп’ютері.

2

Створіть команди підрахунку за допомогою своїх співробітників. Призначте тих, хто мав попередній досвід проведення інвентаризації, керівниками команд, відповідальними за фактичний підрахунок інвентаризації або перевірку предметів за списком інвентаризації.

3

Перевірте кожен предмет у списку інвентаризації фізично. Знайдіть інвентар у межах району та переконайтесь, що він насправді там. Методично працюйте над списком, рухаючись уздовж предметів у тому самому порядку, в якому вони зберігаються, щоб запобігти втраті часу на переміщення вперед-назад по інвентарній зоні.

4

Перевірте будь-яку ідентифікаційну інформацію щодо предметів товарно-матеріальних цінностей щодо фактичної позиції, щоб переконатися, що те, що перелічено, є тим, що зберігається.

5

Підтвердьте наявність кожного предмета, а також його місцезнаходження, чітко позначивши присутність предмета у вашому інвентарному списку. Якщо елемента немає або в очікуваному місці знаходиться інший елемент, зверніть увагу на невідповідність, перш ніж переходити до наступного елемента у списку.

6

Продовжуйте перевіряти кожен предмет у списку до завершення інвентаризації.

7

Перевірте надлишкові елементи, зазначені у ваших примітках, на відсутність елементів у вашому списку, щоб переконатися, що елемент не відсутній, а просто переміщений. Поверніть переміщені предмети у відповідні місця, якщо такі знайдуться.

8

Складіть список відсутніх або замінених предметних запасів для подальшого розслідування та для балансування, необхідного для бухгалтерських книг.