crayhats.com

Існує ряд форм та предметів, які потрапляють у папку людських ресурсів працівника. Деякі з цих форм зберігаються в юридичних цілях. Інші подаються через політику компанії та протокол. Менеджери з управління персоналом також ведуть особисті записи працівників протягом усієї їхньої кар’єри. Невеликі компанії можуть вибрати сканування всіх або частини документів співробітників для створення електронних файлів. Таким чином, файли не настільки схильні до пошкодження вогнем, водою або крадіжкою.

Юридичні документи

Власники малого бізнесу повинні вести певні юридичні документи для працівників. Одним із прикладів є форма I-9, яка підтверджує, що працівник може легально працювати в США. Компанія може також зберегти фотографію водійських прав працівника та картку соціального страхування як додаткову документацію щодо її правового статусу. Більше того, працівників зазвичай просять заповнити бланки W-4 у день, коли вони починають роботу, які входять до їх папок людських ресурсів. Ці форми показують кількість звільнень від оподаткування фізичних осіб, на які претендує працівник.

Документи, пов’язані з роботою

Відділи кадрів також зберігають резюме та заявки працівників у папках. Ці предмети зазвичай подаються, коли працівник претендує на роботу. Компанія веде ці записи на випадок, якщо їм потрібно перевірити історію людини. Ще одним документом, пов’язаним із роботою, що зберігається в папці з людськими ресурсами, є посадова інструкція працівника. Це короткий зміст службових обов’язків працівника, які, як правило, поділяються на різні функції, такі як управління працівниками, робота з однолітками, спілкування та технічні ноу-хау.

Документи, що стосуються продуктивності

Огляди ефективності - це інші важливі документи, що зберігаються в папках людських ресурсів. Ведення записів про оцінки чи перевірки результатів діяльності працівників може допомогти захистити бізнес від судових позовів. Наприклад, малий бізнес може зіткнутися з позовом про незаконне припинення справи від колишнього працівника. Власник бізнесу може краще довести, що припинення було обумовлено результатами роботи, якщо вона зберігала копії оцінок результативності службовця. Аналогічним чином, записи про дисциплінарні стягнення або виписки можуть зберігатися в папках.

Інші документи

Роботодавці також ведуть записи або відвідуваність працівників, нагороди та історію хвороби в папках з кадрами. Записи про відвідуваність дозволяють керівникам визначати, чи перевищив працівник дні хвороби чи відпустки. Часто компанії пропонують періодичні винагороди працівникам, які також можуть зберігатися у справі. Ці нагороди можуть включати акції продажу "працівник місяця" або спеціальне визнання. Зазвичай медичні записи ведуться для забезпечення відповідності певним законам ADA, що стосується американського Закону про інвалідів. Відділ кадрів може створити окрему папку для медичних записів з метою конфіденційності.