Як зменшити кількість відсталих справ

Управління справами, незалежно від типу справи, забезпечує можливість відставання, що забиває продуктивність. У вас є конвеєр, до якого вводяться нові справи, тоді як поточні справи залишаються відкритими на різних стадіях обробки. Вузькі місця виникають через неефективність процедур, погану координацію завдань, відсутність спілкування та кризові ситуації, що збільшують кількість нових справ або повільну обробку. Скорочення відставання може бути одноразовим зусиллям антикризового управління або планом постійного вдосконалення потоку управління справами.

Оцінка та документування

Вам слід знати обсяги відставання, перш ніж ви зможете почати планувати скорочення. Перелічіть усі відкриті справи та важливі завдання, які необхідно виконати для переміщення справ у процесі. Відстежуйте відкриті справи з дати відкриття за всіма виконаними завданнями та перелічіть відповідні дати, коли вони доступні. Отримавши повний перелік та оцінку відставання у справах, задокументуйте відставання у звіті та включіть резюме інформації. Перерахуйте кількість справ, таких як загальна кількість відкритих справ та їх кількість на кожному етапі процесу. Наприклад, у вас може бути 350 відкритих файлів заявок на вступ, деякі з яких потребують розшифровок та посилань, а інші, що знаходяться у файлі затримки, що очікує на перегляд.

Очищення та групування

Перегляньте список відкритих справ та визначте ті, які можна закрити, не докладаючи зусиль. Подивіться на випадки, які не виявляли жодної активності протягом тривалого періоду, або ті, що передбачають пропущені заявниками терміни. Ваш огляд може виявити справи, які фактично закриті, але не були належним чином призначені та подані. Огляд також може виявити випадки, що мають проблеми із правом участі, наприклад, занадто молодий заявник для розгляду. Групуйте інші відкриті справи відповідно до статусу або наступного очікуваного завдання. Категорії можуть включати файли справ, які очікують підписів керівництва, справи на утриманні для перевірки стану або відсутні документи. Групування відкритих справ полегшує розгляд кожної категорії окремо або делегування роботи іншим для швидкого вирішення.

Усунення несправностей

Перегляньте процедури та процеси управління справами, включаючи рекомендовані терміни від відкритого до закритого. Визначте причину відставання чи вузького місця. Можливо, у вас є 10 керівників справ, які годують десятки справ трьом доводчикам. Матеріали справ, що переміщуються через різні підрозділи без нагляду та підзвітності, можуть спричинити відставання. Зростання злочинності та дефіцит персоналу можуть спричинити відставання в судових справах. Відставання в заявах на рефінансування іпотечного кредитування може бути нормою і, здається, стійким до зусиль щодо скорочення. Розуміння того, як відбувається відставання, допоможе вам розробити план скорочення.

Планування та реалізація

Розробіть план зменшення кількості нерозподілених справ на основі вашої оцінки, усунення несправностей та огляду поточної політики та процедур. Співпрацюйте з іншим персоналом або підрозділами, щоб вибити деталі. Включіть рекомендований графік ведення справ, встановіть цілі обробки справ та закриття та координуйте наявність необхідних матеріалів та матеріалів. Забезпечити регулярні зустрічі та спілкування між персоналом, який виконує завдання з управління справами. Створіть процес нагляду за веденням справ, такий як форма для виходу персоналу на кожному етапі процесу та повідомлення про закриття справ. Вимагайте регулярних звітів про ведення справ, щоб швидко визначити відставання та вирішити їх. Впровадити план зменшення відставання, попередньо повідомивши про це тих, хто задіяний, та надавши письмові копії плану.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found