Структура організації закупівель
Функціональна та цілісна політика закупівель є життєво важливою для підвищення прибутковості. Хоча чіткі стандартні операційні процедури важливі, для створення ефективності потрібно більше. Структура закупівельної організації така ж важлива. Прийняття такого, який відповідає довгостроковим бізнес-цілям та повсякденній діяльності, може допомогти вашій компанії нормально функціонувати.
Один проти світу
Структури закупівель часто не узгоджуються із простими організаційними схемами, типовими для малого бізнесу. Багато власників починають з того, що покладають на одну особу відповідальність за купівлю рішень та обов’язків, які можуть працювати на початку. Однак один менеджер із закупівель може легко бути заваленим без офіційної структури та контролю. Це робить важливим забезпечення закупівельної організації набуває більш офіційної структури в міру зростання бізнесу.
Центральний контроль
Зростаючі відділи закупівель часто еволюціонують у централізовану структуру, яка додає ще один організаційний рівень, але залишається відносно рівною. Співробітники відділу підпорядковуються керівнику закупівель, а той, у свою чергу, звітує перед власником. Централізація процесу закупівлі забезпечує більший контроль та надає можливості для впорядкування. Наприклад, розподіл обов'язків, тому різні працівники відповідають за кваліфікацію постачальників, присудження контрактів та оплату рахунків, можуть зменшити загальні витрати на закупівлю, усуваючи фаворитизм.
Розширення та децентралізація
Підприємства, які розширюються ще більше, наприклад, до кількох місць або незалежних підрозділів, можуть вибрати децентралізовану структуру закупівель. Це дозволяє кожному місцезнаходженню або підрозділу здійснювати власні закупівлі. Це може створити ефективність, усунувши процедурні вузькі місця, які можуть виникнути в результаті управління закупівлями в домашньому офісі. Незважаючи на це, децентралізовані структури закупівель мають суттєві недоліки. Вони не діляться системами, знаннями чи ресурсами, оскільки вони функціонують незалежно, що призводить до нерівномірності витрат на поставку та різниці в ефективності. Ще важливішою є тенденція незалежних підрозділів закупівель підтримувати цілі підрозділів замість довгострокових цілей компанії.
Центральна структура
Підхід під керівництвом центру поєднує аспекти централізованих та децентралізованих структур. Це забезпечує спосіб збереження контролю в домашньому офісі, дозволяючи підрозділам працювати самостійно. Показники витрат, відповідності та ефективності, а також директиви про найкращу практику надходять із штаб-квартири. Щоденні купівельні мита залишаються за кожним підрозділом, зберігаючи здатність швидко реагувати на несподівані зміни в попиті чи пропозиції. Ця структура може стандартизувати процеси закупівель, підвищити ефективність та зменшити витрати.
