crayhats.com

Ви не єдиний власник малого бізнесу, який придушує тривожне фізичне відчуття, коли ви чуєте слово "писати". Ви переговорник, дослідник, посередник, продавець, вирішувач проблем та керівник, який приймає рішення - серед багатьох інших талантів - але "письменник"? Ні, дякую. Але тримайте цей антацид. Якщо вам потрібно написати звіт про оцінку організації, ви повинні бути втішеними, знаючи, що процес має набагато більше, ніж власне написання. Насправді письмо - це лише незначна частина поєднання.

Спершу уточніть свою мету

Писати завжди легше, коли у вас є чітке відчуття мети. Подумайте: коли ви застрягли або загубили дорогу, це, як правило, тому, що ви втратили з виду, куди прямуєте або чому.

З цих причин витратьте трохи часу, щоб спланувати свою оцінку та пояснити:

• Чого, як ви очікуєте, можна досягти або пришвидшити оцінку? Іншими словами, чому ви взагалі робите це? Чому важливо це зробити? * Хто є основною аудиторією? Банкіри? Потенційні інвестори? Це може бути лише вам самим - не мало, якщо ви намагаєтесь оцінити організацію, яку потрібно придбати, об’єднати або створити партнерство.

• Які типи інформації вам потрібні, щоб сформулювати свою оцінку? * З яких джерел та людей ця інформація походить?
• Як ви будете збирати інформацію - очні інтерв’ю, спостереження, анкети, фокус-групи? * Який термін?

Розглянемо тип оцінки

Ще одна інформація, яка допоможе оцінити вашу форму перед тим, як почати писати, - це тип оцінки, який ви хочете сформулювати. Найбільш поширені три типи:

• Оцінка на основі цілей, при якій ви визначаєте, наскільки організація відповідає своїм цілям та завданням. Оцінка на основі результатів, під час якої ви прагнете розкрити, чи успішно організація дає свої заздалегідь визначені результати. Оцінка на основі процесу, в якій ідея полягає у вивченні як організація працює. На перший погляд, це може здаватися не найцікавішим чи найпереконливішим із трьох підходів. Але уявіть, як змінився би вміст, якщо організація зазнає обстрілу через невиконання очікувань клієнтів; зазнає морської зміни у своєму фундаментальному напрямку; або хитається перед конкурентом.

Дотримуйтесь розумного контуру

Жоден звіт "не пише сам". Це було б оманливо легко. Але розумний контур допоможе вам представити вищезазначену інформацію читабельним та переконливим чином:

• Резюме із трьох до п’яти сторінок, де ви розкриваєте мету оцінки, а також огляд своїх методів, висновків та висновків.

• Методи оцінки, що означає пояснення вашої методології та повне та чесне розкриття будь-яких обмежень у вашому дослідженні. Наприклад, питання відкликання можуть бути проблемою для деяких співрозмовників, і їх слід повністю розкрити.

• Ваші висновки, які, ймовірно, будуть поєднанням якісної та кількісної інформації. На цьому етапі розумно почати роздумувати над цим як представити свої висновки таким чином, щоб залучити читачів. (Це може допомогти подумати про те, що допомагає вам насолоджуватися читанням, наприклад, про малюнки та ілюстрації та корисні діаграми та графіки)

• Ваші рекомендації, які повинні бути дуже конкретними, практичними та реалістичними, а також підтверджуватися викритими вами доказами. * Додаток - це місце, куди ви “відправляєте” своїх читачів, щоб заглибитися у супровідну інформацію, таку як будь-які анкети, контрольні списки чи посібники для обговорення.

Пишіть із зоровою енергією

Не думайте ні секунди, що ваші читачі очікують «сухого», нудного продукту лише тому, що слово «звіт» може бути в назві. Усі листи повинні бути цікавими, а інші вказівки повинні допомогти оживити ваше написання:

• Ті наочні посібники, які висвітлять ключову інформацію та, можливо, вправно узагальнюють те, що може бути занадто складним чи загадковим, щоб подати лише текстом.
• Використання анекдотів, які допомагають залучити додому ключові моменти. Читачі зазвичай насолоджуються історіями, які ілюструють або прикрашають ключові моменти. Підзаголовки, які допоможуть вашим читачам від одного важливого розділу до іншого. (Вони також направлять вас.) Висувні лапки - також відомі як поля з лапками, - які можуть привернути увагу до ключових розділів вашого тексту.

Поставте себе в читацьке взуття

Звичайно, найважливіше писати чітко і коротко, щоб не залишати сумнівів у своєму значенні. Важливо пам’ятати про свою аудиторію, хоча неможливо знати все, що читачі знають про вашу тему. У цих випадках помиляйтесь на стороні надмірного пояснення, а не недостатнього пояснення, оскільки добре обізнані читачі завжди можуть пропустити інформацію, яку вони вважають зайвою.

Ваш звіт може проходити безліч проектів, але намагайтеся вважати його витраченим. Навіть професійні письменники мучаться словами та абзацами - і знаходять затишок в антациді, коли ліплять свої роботи.