crayhats.com

Виставлення рахунків вручну дозволяє збільшити контроль над введенням даних, краще захистити привілейовану інформацію та уникнути необхідності вивчати складне програмне забезпечення. Хоча існують підводні камені як з автоматизованими, так і з ручними варіантами, малий бізнес, що потребує менш частого виставлення рахунків, може знайти найкращий варіант виставлення рахунків вручну.

Краще для малого бізнесу

Бухгалтерське програмне забезпечення є вигадливим та ефективним, але воно може бути дорогим та не зручним для користувача. Якщо ви малий бізнес, у якого дуже мало рахунків-фактур для обробки, найновіша електронна система виставлення рахунків може скласти більше проблем, ніж того вартує. Не платіть за розкішну систему, коли ви можете самостійно зробити виставлення рахунків самостійно. Якщо ви віддаєте перевагу пропускати величезні інструкції з експлуатації останньої програми на користь самостійного оформлення документів, тоді вам найкраще підставляти рахунки-фактури.

Втрата

Програмне забезпечення для бухгалтерського обліку - особливо розкішний варіант - повністю контролює введену вами інформацію. Це може допомогти йому організувати ваші фінанси, але це також може створити кошмар, якщо щось не вдається з програмою або вашим комп’ютером. Збій може знищити всі ваші записи. Доступ до резервних копій записів легший, якщо ви використовуєте паперові записи. Якщо ви використовуєте ручний підхід, зберігайте паперові копії, упорядковані за місяцями, та створюйте резервні копії файлів комп’ютера на жорсткому диску. Таким чином, ваша дорогоцінна бухгалтерська інформація буде добре захищена та легко доступна.

Конфіденційність

Рахунки, виставлені вручну, не можна зламати. Якщо конфіденційність є проблемою, а виставлення рахунків вручну є практичним підходом до ваших фінансів, то зберігайте безпеку, зберігаючи записи на папері, а не в популярній - або спільно використовуваній хмарі - програмі, до якої можуть отримати доступ сторонні сторони. Якщо ви використовуєте онлайнову програму для надсилання рахунків-фактур, тоді ви надаєте особисту інформацію, яку рахунок-фактура буде зберігати в безпеці. Зменште свою крадіжку за допомогою захищеного виставлення рахунків вручну.

Легко виправити

Введення даних - це місце, де відбувається більшість помилок у виставленні рахунків. Якщо ви помилитеся в складній комп'ютерній програмі, у вас можуть виникнути проблеми з її виправленням. Навіть якщо ви придумаєте, як змінити свої дані, одне коригування може спричинити ефект пульсації всіх ваших записів, що може спричинити помилки, плутанину та просто втрачену витрату часу. Крім того, спроба відкоригувати запис у бухгалтерській програмі може спричинити труднощі під час аудиту. Виправлення в електронній системі можуть залишити слід, який може здатися підозрілим. Ви більше контролюєте виправлення за допомогою ручної системи.