crayhats.com

Коли керівники команд оцінюють обсяг і доцільність проекту, головним фактором є сила кожного члена команди. З цих сильних сторін керівники розподіляють ролі та обов'язки. Марина Грашина, автор "Книги запитань та відповідей щодо управління проектами", перелічує ролі, включаючи критика, генератора ідей, реєстратора та зв'язківців. Доручення таких обов’язків покращує проект у багатьох напрямках.

Ефективність

Розподіл обов'язків для членів команди проекту підвищує ефективність. Чітке розуміння ролей проекту дозволяє керівнику скласти графік. У такій діаграмі перераховано, хто відповідає за яке завдання та коли, як очікується, конкретна частина проекту досягне завершення. Якщо обов'язки не розподіляються, результат проектних завдань стає незрозумілим, розмитим і часто неповним. Призначення ролей також дає членам змогу краще зрозуміти, над якими членами працюють тісно пов'язані завдання. Учасники можуть переглянути список завдань, побачити, хто з учасників виконує завдання, та, якщо необхідно, надіслати подальші відгуки та запитання. По суті, делегування завдань дозволяє створити проект проекту.

Продуктивність

Продуктивність підвищується, коли покладені обов'язки тісно узгоджуються з сильними сторонами члена команди. Наприклад, завдання ведення діловодства можуть найкраще узгоджуватися з членом групи, якому призначено всі завдання, пов’язані з бухгалтерським обліком. Підвищена продуктивність виникає лише тоді, коли всі члени погоджуються з покладеними на них обов'язками. Вони також повинні знати, як досягти поставлених завдань. З огляду на ці умови, стаття Університету Пенсільванії радить керівникам розподіляти завдання як процес спільної роботи. Вони повинні провести сесію делегації з приводу мозкового штурму у присутності всіх членів групи. Це дозволяє перепризначити завдання, якщо це необхідно.

Мораль

Видача обов’язків членам команди дає кожному відчуття власності; вони вкладаються в результати проекту, збільшуючи тим самим свої зусилля щодо створення якісного продукту. Не призначаючи ролі, члени стають незацікавленими, відособленими та, можливо, територіальними щодо частин проекту. Керівники команд також повинні визнати успішне виконання завдань для підвищення морального духу. Це досягається вихваленням працівника перед іншими та випробуванням викреслювання їх роботи зі списку завдань проекту. Керівники також повинні забезпечити рівномірний розподіл роботи, щоб уникнути образи та створити стрес для одних працівників, а інших викликати нудьгу.

Міркування

Керівники команд можуть ефективно делегувати завдання, але все одно стикаються з проблемами. Труднощі можуть виникнути через посередницькі конфлікти особистості, дисциплінацію апатичних працівників та роботу з обмеженим бюджетом. Керівники завдань можуть зменшити ці бар'єри, проводячи планові засідання, проводячи обстеження кожного члена та звітуючи перед керівниками про хід проекту. Кетлін Роудс, автор книги "Ділове спілкування", також пропонує підтримувати легкі зустрічі, ділитися керівництвом та стримувати конкуренцію.